コレ持った？ 「出張 持ち物」必需品リスト！ 一泊から一週間以上の長期出張まで

日本は比較的出張が多い国だといわれていますが、“コロナ禍”によって大きく減少していたといいます。ようやく出張の機会も増えつつありますが、プライベートの旅行と違い、仕事としていく以上、成功裏に終えたいところです。何を用意すればいいのか？忘れ物をしてしまったら？など、不安がつきまといます。

今回は、慣れない出張にお悩みの方に、出張に必要な持ち物や、選び方のコツなどを、必需品のチェックリストと合わせて紹介していきます。

「必需品」を見極める目を養う！ 出張に持って行く「持ち物」の選び方

はじめに、出張の目的とスケジュール、移動手段を把握し、出張のタイプを明確にして、必要なものを洗い出しましょう。

出張とひと口に言っても、商談や現場視察、イベントのスタッフとして参加など、目的によって準備も異なります。新製品の企画開発などの場合、プレゼンをした後で製造工程のチェック、パッケージデザインの確認など、複数の部署、取引先に訪れることもあるかもしれません。

打ち合わせや商談などの場合、日帰りや一泊など比較的短い場合も多いですが、イベントや海外出張などでは、3泊以上、時には1週間以上になることもあります。出張の内容やスケジュールに加えて、天気や季節、屋内、屋外などの環境によっても準備する内容が異なります。

移動手段もチェックしましょう。新幹線なのか飛行機なのか、交通機関によって荷物の持ち込みサイズが決められていることもあります。サイズや持ち込めないアイテムなどを事前に公式サイトで確認しておくことが大切です。車の場合でも、同乗者がいるのか、自分の車を使うのか、社用車が使えるのかなど、確認が必要です。

まずは出張の必需品を入れる「出張用バッグ」の準備を

ビジネスリュックやビジネストート、ショルダーなど普段の通勤で使用しているビジネスバッグのほか、着替えをはじめとした荷物を入れる出張バッグを、ひとつは用意しておきたいところです。出張バッグは機内持ち込みサイズを基本として、日帰りや1泊、1週間以内（月～金）など様々な期間に合わせて、ビジネスバッグとキャリーバッグの組み合わせ方、使い方で多彩なアレンジができます。例えば書類やサンプルが多ければキャリーを使って、日帰りならビジネスバッグだけでもOKという感じです。

容量は1泊2日～3泊4日程度の短期出張であれば、20～30Lが最適で、1泊のみであれば、キャリーバッグやスーツケースではなく、15～25Lのビジネスバッグやボストンバッグも選択肢に加わるでしょう。2～3泊であれば、25～35Lの、軽量で取り回しやすい小型スーツケースがおすすめです。それ以上の長期出張になると、50L以上の中～大型スーツケースが必要と考えた方がよさそうです。

ちなみに、飛行機の場合、レガシーキャリア2社（ANA・JAL）の国内線を例にすると、身の回り品1個と手荷物1個を持ち込むことができます。100席以上だと、3辺合計115cm以内（55cm×40cm×25cm以内）、100席未満だと、3辺合計100cm以内（45cm×35cm×20cm以内）で、10kg以内（手荷物＋身の回り品の総重量）となっています。その他、国際線では液体物の持ち込み制限があったり、中堅新興キャリアやLCCではルールが異なったりします。

新幹線や有料特急の場合、一部の新幹線は、3辺合計160cm超250cm以内の「特大荷物」は、「特大荷物スペースつき座席」の予約が必要となります。予約なしで持ち込むと手数料1000円を支払わなくてはならないので、注意しましょう。

【チェックリストその1】必需品は「使うかも？」ではなく、「絶対使う」基準で揃える！

まず、目的や滞在期間を問わず、常に仕事で持ち歩くアイテムから確認をしましょう。名刺はカバンを変えたときに意外と忘れやすいので注意してください。下記の「持ち歩くモノ」チェックリストのほかにも、公共交通機関の紙チケットや、プレゼンで配布・使用する資料などがあれば、もちろんそれもお忘れなく。

Wi-Fiルーターは、出先で急遽オンラインミーティングの予定が入ったときなどに備えて用意しておきたいですが、荷物を減らすためにスマホのテザリングを利用するのも手です。Wi-Fiルーターは使用せず、テザリングに頼る場合には、キャリアの契約内容をいま一度確認しておきましょう。

モバイルバッテリーは、移動中、行動中と、ホテルで再充電するというサイクルで、大小2個持ちだと安心です。充電ケーブル一体型のモバイルバッテリーもありますが、それとは別に、充電したいデバイスに対応する充電ケーブルをそれぞれ用意して、バッテリーと一緒にポーチなどに入れておきましょう。

• 「持ち歩くモノ」チェックリスト
  • 名刺入れ＋名刺
  • 財布
  • 交通系ICカード
  • ノートPC・タブレット
  • スマートフォン
  • モバイルバッテリー
  • USBケーブル
  • Wi-Fiルーター
  • イヤホン
  • 筆記用具・メモ帳
  • ハンカチ・ティッシュ

【チェックリストその2】1泊～3泊程度の短期出張から、1週間以上の長期出張まで、荷物は最小限に

1泊2日～3泊4日くらいの短期出張では、下着・靴下などの着替えや、PC・スマートフォンの充電器、その他常備薬など、必要最低限のものに絞るのがおすすめです。洗面用品は、ホテルのアメニティを活用するとしたら、最小限でいいでしょう。使い慣れたスキンケア用品などを持参したい場合は、かさばらないように、小分けにして持って行きましょう。

それ以上の長期出張では、ホテルのランドリーサービスやコインランドリーの使用も想定すると、着替えの量も2〜3日分程度に減らせるかもしれません。下着など乾きやすいものは、バスルームで手洗いしてもよいでしょう。その他、使い切り用の洗剤など旅行先でしか使用しない消耗品は、現地調達を基本とします(現地調達推奨リストは後述)。季節の変わり目など寒暖差が大きくなると予想される場合には、重ね着で調整するか、羽織れるものを用意しておくと安心です。

折り畳み傘は、晴雨兼用タイプにすることで、雨の時だけでなく、真夏の強い日差しにも対応します。

• 「バッグにしまっておきたいモノ」チェックリスト
  • 着替え・下着・Tシャツ
  • 靴下／ストッキング
  • 充電器
  • 常備薬
  • 折りたたみ傘
  • 薄手の上着
  • 洗面用具セット・スキンケア用品
  • 眼鏡・コンタクトレンズ

【現地調達推奨リスト】必需品のなかでも「忘れると困るモノ」と、「現地調達できそうなモノ」を分け、「現地調達できるモノ」は持って行かない

1泊であれ1週間であれ、持ち物の取捨選択をしていくなかで、“持って行かない”という判断は意外と勇気がいるものです。そこで、出張中に「あれを持って行けばよかった」と後悔しないためにも、宿泊先の設備や周辺のお店を確認。宿泊先のアメニティやサービスは、公式サイトや予約サイトに掲載されていることが多いので、事前にチェックしておきましょう。また、ウェブやアプリのマップで、宿泊先周辺にコンビニ、スーパー、ドラッグストアなど、いざというときにアイテムを調達できそうなお店の場所と営業時間を頭の片隅に入れておくと、後々役に立つかもしれません。

• 現地調達推奨リスト
  • マスク・除菌グッズ
  • 歯ブラシ・髭剃りなど
  • 救急セット
  • 入浴剤
  • 携帯用洗剤
  • 飲料・軽食

荷物を減らしてコンパクトにまとめるカギは、1つで複数の役割を果たすアイテムと、パッキングの工夫にあり！

1つで複数の役割を果たす多機能アイテムを活用することで、荷物を少し減らすことができます。例えば、コンセントプラグを内蔵したAC充電器一体型モバイルバッテリーは、充電器としてもモバイルバッテリーとしても使うことができる2in1アイテムです。

また、プレゼンで使う資料などは、あらかじめPDF化したものをメールやクラウドで先方に共有しておくことができれば、紙の資料分の荷物が減らせます。先方からもらった紙資料なども、スキャンしてPCやタブレットに入れておくと、いざというときに困らないでしょう。

コンビニプリントやキンコーズのようなビジネスセンターを利用する手もあります。どこにあるか、場所や営業時間、コンビニプリントであればその使い方などもあわせて、事前に調べておくと安心です。そのような場合でも、万一利用できなかった時に備え、必要最小限の部数は印刷して持参するようにしましょう。

1週間以上など、滞在日数が多くなると、荷物（特に着替えなどの衣類）も必然的に多くなりますが、これらもできるだけ圧縮袋やパッキングキューブを使って、コンパクトに収納する工夫も必要です。

パッキングのコツとしては、すぐ使う仕事道具は取り出しやすい場所にしまっておくと言うのがあります。例えば、大小2つのモバイルバッテリーのうち、大きいモバイルバッテリーはケーブルと一緒にポーチにまとめてビジネスバッグにしまい、小さいモバイルバッテリーはポケットに入れておくと言った具合です。逆に充電器の使用頻度が少ないようなら、キャリーバッグの中に入れておいても問題ありません。

出張のお供にはコンパクトなキーボードや多機能キーボードがおすすめ

モバイル性能重視で薄いラップトップやタブレットを選んだ場合、タイピング性能がトレードオフとなってしまうこともあります。ビジネスパーソンとしては、荷物を軽量、コンパクトにした分で、仕事の効率アップのため使い慣れたキーボードを持って行きたいと言う気持ちも湧きます。

「HHKB Professional HYBRID Type-S」は、横294×縦40×奥行120mmとA4半サイズと、持ち運びも苦にならないサイズです。使い慣れたHHKBは、出張のお供にもおすすめです。

とはいえ、大切に使用しているHHKBが傷つく、ましてや壊れてしまうのは避けたい。そんな心配もありますが、「HHKBキーボードルーフ（フリーザー）」「Keyboard Pod/キーボードポッド」「くっつくクロスHHKB風呂敷（猫）」といったオプションアイテムが用意されているので、大切な愛機をしっかり守ることができます。

「HHKB Studio」であれば、マウス機能も統合したAll-in-One型なので、「キーボードブリッジ（フリーザー）」や「タイプスティックス/打ち箸（ホワイト）」などを使用して、ノートPCのキーボード上にHHKBを載せて使う、いわゆる「尊師スタイル」で、新幹線の座席テーブルでもいつも通り、快適に作業が可能です。

何かと大変なことも多い出張ですが「段取り八分、仕事二分」と言う言葉もあるように、準備がしっかりしていれば、本番もうまくいく可能性が高くなります。

出張に限らず、旅行のたびにアイテムを見直してゆくことで、自分にとって必要なアイテムが洗練されてゆきます。万一トラブルがあってもその経験を次回に活かして、アイテムリストを万全にしてゆくと良いでしょう。家族旅行や推し活遠征ツアーにも応用できるかもしれませんので、ぜひ、試してみてください。